3/3 от 16.02.2016

Скачать (21.1 Кб)

ВОЛГОГРАДСКАЯ ОБЛАСТЬ
ОЛЬХОВСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН
СЕЛЬСКИЙ СОВЕТ ДЕПУТАТОВ
РЫБИНСКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ

РЕШЕНИЕ

от 16.02.2016г. N 3/3

Об утверждении Положения
об архиве и Положения
об экспертной комиссии

На основании Федерального Закона от 06.10.2013 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федерального Закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", руководствуясь Уставом Рыбинского сельского поселения Совет депутатов Рыбинского сельского поселения РЕШИЛ:

1. Утвердить Положение об архиве администрации Рыбинского сельского поселения согласно приложения №1.
2. Назначить ответственным за архив администрации Рыбинского сельского поселения ведущего специалиста -Т.В.Созонову.
3. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Рыбинского сельского поселения согласно приложения № 2.
4. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального обнародования. 

Глава Рыбинского
сельского поселения В.А.Любаков

Приложение №1
к решению "Об утверждении Положения об архиве и
Положения об экспертной комиссии"
от 16.02.2016 г № 3/3

ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве администрации Рыбинского сельского поселения
Ольховского муниципального района
Волгоградской области

1.Общие положения.
1.1. Документы администрации Рыбинского сельского поселения имеют историческое, культурное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранении в государственных архивах Российской Федерации.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах установленных Государственной архивной службой Российской Федерации хранятся в администрации Рыбинского сельского поселения.
1.2. Администрация Рыбинского сельского поселения обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение к использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в результате ее работы. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся за счет администрации сельского поселения.
За, утрату и порчу документов, архивного фонда Российской Федерации несет ответственность в соответствии с действующим законодательством ответственный за ведомственный архив.
1.3. В администрации Рыбинского сельского поселения для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан архив. Архив обеспечен необходимым помещением.
1.4. Архив возглавляется ответственным за его ведение специалистом.
1.5. В своей работе архив администрации Рыбинского сельского поселения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, указаниями вышестоящих организаций, Главы администрации сельского поселения, правилами и другими нормативно - методическими документами комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами районной Государственной архивной службы и настоящим Положением.
1.6. Положение об архиве администрации Рыбинского сельского поселения разработано на основании примерного положения и утверждено Главой администрации сельского поселения по согласованию с районной Государственной службой.
1.7. Архив работает по планам, утвержденным главой администрации, отчитывается перед ним о своей работе.
1.8. Контроль, за деятельностью архива осуществляет глава администрации.
1.9. Организационно – методическое руководство архива осуществляет архивная служба Ольховского муниципального района.

2. Состав документов архива.
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством администрации сельского поселения документы постоянного хранения, документы временного /свыше десяти лет/ срока хранения, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций – предшественников.

3. Задачи и функции архива.
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Государственной архивной службой РФ;
3.1.4. осуществление контроля, за формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации сельского поселения.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архивом осуществляется следующие функции:
3.2.1. принятые не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводства, учитывает и хранит документы, обработанные в соответствии с требованиями, установленные государственной архивной службой РФ;
3.2.2. разрабатывает и согласовывает с областным архивом график представления описей на рассмотрение проверочной комиссии для передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
3.2.3. составляет и предоставляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы администрации сельского поселения и ЭПК Волгоградского областного Архива;
3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
3.2.5. создает и пополняет справочный аппарат к хранящимся в архиве делами и документами, обеспечивает преемственность по справочным аппаратом районного о областного архивов;
3.2.6. организует использование документов:
- информирует Главу администрации сельского поселения о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально- правового характера, в установленном порядке выдает копии документов архивные справки, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии.
3.2.8. ежегодно представляет в районный архив сведения о составе и об объеме документов по установленной форме.
3.2.9. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документов архивного фонда РФ.

4.Права архива.

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами.
4.2. Ответственность за ведомственный архив.
4.3. Ответственность за ведомственный архив несёт ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Приложение №2
к решению "Об утверждении Положения об архиве и
Положения об экспертной комиссии"
от 16.02.2016 г № 3/3

ПОЛОЖЕНИЕ
об постоянно действующей экспертной комиссии сельского Совета депутатов
Рыбинского сельского поселения
Ольховского муниципального района
Волгоградской области

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Постоянно действующая комиссия /ЭК/ создает для организации и проведения методической и практической работы экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение документов Архивного фонда Волгоградской области, включая управленческую документацию, образующуюся в процессе деятельности сельского Совета депутатов Рыбинского сельского поселения Ольховского муниципального района Волгоградской области (далее – представительный орган поселения) .
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при главе поселения.
Решения комиссии вступают в силу после утверждения Главой поселения. В необходимых случаях решение комиссии утверждаются после их предварительного согласования с райархивом.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Главы поселения.
1.4. Экспертная комиссия представительного органа поселения возглавляется одним из специалистов, как правило, ответственным за архив учреждения.
Персональный состав ЭК назначается постановлением Главы поселения.
В качестве экспертов в работе комиссии могут привлекаться представители бюджетных учреждений.
1.5. Положение об ЭК утверждается и вводится в действие распоряжением главы сельского поселения.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК.
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на хранение в архивный отдел Ольховского муниципального района Волгоградской области .

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК.
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с бухгалтерией и специалистами работу по ежегодному отбору документов представительного органа поселения сельского поселения для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов представительного органа поселения и подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.3.1. на утверждение ЭПК администрации, а затем на утверждение Главе поселения:
- описи дел постоянного хранения управленческой документации;
- перечень документов, которые подлежат передаче на государственное хранение;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
3.3.2. на согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение Главе сельского поселения:
- сводную номенклатуру дел учреждения.
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
3.3.3. на рассмотрение ЭПК архивного учреждения:
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.3.4. на утверждение Главе поселения :
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- акты об утрате или неисправном повреждении документов.

4. ПРАВА ЭК.

Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации работникам представительного органа поселения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения , упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от ответственного за ведомственный архив:
- письменного объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного хранения, долговременного срока хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определенных сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделения специалиста ответственного за ведомственный архив, главного бухгалтера о ходе подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
4.4. ЭК приглашает на заседание комиссии в качестве консультантов ответственного за ведомственный архив специалиста, главного бухгалтера, начальника архивного отдела района.
4.5. ЭК в лице председателя, его заместителя не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать Главу сельского поселения по вопросам, относящихся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять представительный орган поселения сельского поселения по вопросам входящим в компетенцию ЭК в Комитете по управлению архивами Волгоградской области и архивным отделом Ольховского муниципального района Волгоградской области.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

5.1. Экспертная комиссия представительного органа поселения работает в тесном контакте с ЭПК Ольховского муниципального района Волгоградской области, ЭПМК Комитета, получает от них соответствующие организационно - методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному главой поселения.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются. Ежегодно один экземпляр заседания ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения передается в архивный отдел Ольховского муниципального района Волгоградской области, для последующего предоставления ЭПМК Комитета.
5.4. Право решающего голоса имеют только члены ЭК.
При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, контроль за исполнением принятых решений ЭК возлагается на секретаря комиссии.